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Veranstaltungskoordinatoren sind für die Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit des Vorlesungsverzeichnisses der Institute zuständig. Sie tragen in der Regel keine inhaltliche Verantwortung, übernehmen aber die Organisation der Überarbeitung des Vorlesungsverzeichnisses ihres Instituts.
Das Vorlesungsverzeichnis wird im Studienportal der TU Clausthal gepflegt. Wenn Sie im Studienportal eingetragen wurden, können Sie sich mit Ihrer RZ-Kennung dort einloggen.
Als Veranstaltungskoordinator können wir Sie in unseren Kommunikationsprozess einbinden, der hier an der Hochschule zur Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses etabliert ist.
Wir kontaktieren zu verschiedenen Zeitpunkten im Semester alle Veranstaltungskoordinatoren. Die Arbeit, die sie bisher ggf. am Vorlesungsverzeichnis vorgenommen haben, soll dadurch nicht umgestellt werden. Wir möchten lediglich die Zusammenarbeit an der Hochschule konzertieren.
Beispielweise werden wir mit Ihnen zweimal vor Beginn eines neuen Semesters Kontakt aufnehmen und Sie um Ihre Mitarbeit und Rückmeldung bei der Semesterplanung bitten:
Da alle Veranstaltungskoordinatoren auf den selben Termin hin arbeiten, können wir die Studiengangverantwortlichen bitten das Lehrangebot nach dem ersten Block auf Vollständigkeit, nach dem zweiten auf zeitliche Überschneidungsfreiheit hinsichtlich ihres Studiengangs zu überprüfen. Früher hätte sich ein Studiengangverantwortlicher erst zu Vorlesungsbeginn auf die nötige Qualität des Datenbestands verlassen können, mit einem abgestimmten Prozess ist das schon deutlich früher möglich. Korrekturen können so viel gelassener angegangen werden.
Ihnen steht im Studienportal die Rolle „Veranstaltungskoordinator_TUC“ zur Verfügung. Nach dem Wechsel in diese Rolle können Sie jede Veranstaltung Ihres Institutes bearbeiten.
Im Studienportal unterschieden wird zwischen „Frei buchbaren Räumen“ und „Verwalteten Räumen“. Wenn Sie in einer Veranstaltung einen Termin eintragen, gibt es eine Drop-down-Auswahlliste, die ausschließlich die frei buchbaren Räume enthält.
Zu verwalteten Räumen (z.B. alle großen Hörsäle) gibt es i.d.R. einen Raumverwalter. Hierzu müssen Sie den Termin auswählen (Checkbox) und den Button „Raumanfrage“ betätigen.
Bitte beachten Sie außerdem die Vorgehensweise zur Buchung von Räumen.
Eine wichtige Einschränkung bei der Eintragung von Terminen ist durch die sog. „Buchungszeiträume“ eines Semesters gegeben. Näheres hierzu können Sie der Dokumentation über technische Einschränkungen entnehmen.
Den vollständigen Prozess finden Sie im Prozesshandbuch der TU Clausthal. Den zeitlichen Ablauf haben wir für Veranstaltungskoordinatoren noch einmal kompakt zusammengefasst.
Eine ausführliche Anleitung zu allen durchzuführenden Schritten finden Sie in den Leitfäden für die Rolle Veranstaltungskoordinator.
Bitte nehmen Sie auch unsere Hinweise zur grundlegenden Benutzung, Regeln für die Veranstaltungsorganisation und die bekannten technischen Einschränkungen des Studienportals zur Kenntnis.