Anleitungen
Campus Management System (Dez2-CMS)
Dies ist eine alte Version des Dokuments!
Erklärung für Raumverwalter bei Erstkontakt
Als Raumverwalter sind Sie für den Veranstaltungskoordinator im Studienportal die Schnittstelle zur Raumorganisation. Dies bedeutet, dass Sie einen Raum verwalten, welcher ohne Ihre Freigabe nicht gebucht werden kann.
Wenn Sie im Studienportal eingetragen wurden, können Sie sich mit Ihrer RZ-Kennung dort einloggen.
Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie selbst keine Termine anlegen, sondern nur der Anfragende, da sich ansonsten technische Probleme ergeben können.
„Frei buchbar“ vs. „verwaltet“
Im Studienportal wird zwischen „Frei buchbaren Räumen“ und „Verwalteten Räumen“ unterschieden. Frei buchbare Räume können für Veranstaltungstermine ohne organisatorische Einschränkung ausgewählt und eingetragen werden. Verwaltete Räume können nur gebucht werden, wenn eine Raumanfrage gestellt wird und der Raumverwalter dieser Anfrage zustimmt.
Die meisten Hörsäle sind verwaltet, das heißt es gibt mindestens einen Raumverwalter, der bei Raumbuchungen eingebunden werden muss.
Buchungszeiträume
Eine wichtige Einschränkung bei der Eintragung von Terminen ist durch die sog. „Buchungszeiträume“ eines Semesters gegeben. Näheres hierzu können Sie der Dokumentation über technische Einschränkungen entnehmen.
E-Mailbenachrichtigungen
Raumverwalter erhalten eine E-Mail, wenn ein Anwender den verwalteten Raum anfragt. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mailbenachrichtigung auf aktiv gestellt ist. (Meine Funktionen → Einstellungen für E-Mailbenachrichtigungen)
[Leitfaden zur Aktivierung von E-Mailbenachrichtigungen (Stand: 2010)]
Bearbeiten von Raumanfragen
Sie können Raumanfragen unter „Meine Funktionen → Offene Raumanfragen“ bearbeiten. Überprüfen Sie vor Annahme einer Raumanfrage, dass der Raum tatsächlich frei ist. Dies können Sie tun, indem Sie das blaue Raumplansymbol (
) anklicken. Sollte die Semesterzeitansicht unübersichtlich sein, wählen Sie ggf. im Dropdownmenü oben links die betreffende Woche aus.
[Leitfaden zur Bearbeitung von Raumanfragen (Stand: 2010)]
Behandlung von (telefonischen) Anfragen
Als Raumverwalter werden Sie ggf. von Anwendern direkt auf eine Raumbuchung angesprochen, ohne dass diese bereits im System eingetragen wurde. Grundsätzlich sollten Termineinträge nicht durch Raumverwalter angelegt werden, sondern von den Anfragenden. Bitte beachten Sie hierzu die Vorgehensweise zur Buchung von Räumen.
Verwaltung der Rauminformationen
Als Raumverwalter haben Sie im Studienportal die Rechte, um Angaben des Raums zu bearbeiten. Bitte halten Sie die Ausstattungsmerkmale aktuell. Bei Bedarf können Sie Öffnungszeiten, telefonische Ansprechpartner und sonstige Bemerkungen eintragen. Diese Informationen werden auf der Detailseite des Raums angezeigt. Wenn der Raum im Rahmen der Schließung abgeschlossen wird, sollte sichergestellt sein, dass die Öffnungszeiten bekannt gegeben werden. Ggf. sollte eine Kontaktadresse angegeben werden, unter der Zugang zum Raum außerhalb der Öffnungszeiten vereinbart werden kann.
Wenden Sie sich bei organisatorischen Änderungen (z.B. Zuordnung des Raums zum Institut) an den Support.
Bitte nehmen Sie auch unsere Hinweise zur grundlegenden Benutzung und die bekannten technischen Einschränkungen des Studienportals zur Kenntnis.
Falls Sie Fragen zur Anwendung haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich gern an studienportal@tu-clausthal.de wenden.
Möchten Sie über aktuelle Entwicklungen informiert werden und über geplante Änderungen mitdiskutieren, können Sie sich bei unserem Verteiler Studienportal-Updates anmelden (es genügt hierfür eine leere E-Mail an studienportal-update-join@tu-clausthal.de).
