Anleitungen
Campus Management System (Dez2-CMS)
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Erste Schritte - Anwendungshinweise für Fachbereichsadministratoren
Als Fachbereichsadministrator/-in können Sie die Administration einer Einrichtung vornehmen. Einrichtungen im Studienportal sind an der TU Clausthal Institute, Studienkommissionen und zentrale Hochschuleinrichtungen. Ihre Aufgaben umfassen die Verwaltung und Pflege von Personendaten und Stammdaten (Adresse, etc.) der Einrichtung. Sie können neue Personen im Studienportal anlegen und ausgeschiedene Mitarbeiter auf „inaktiv“ stellen.
Eintragungen des Vorlesungsverzeichnisses obliegen den Veranstaltungskoordinatoren und Lehrenden. Wenn Sie diese Aufgabe an Ihrer Einrichtung ebenfalls wahrnehmen, müssen Sie ggf. die Rolle wechseln.
Wie können Sie arbeiten?
Ihnen steht im Studienportal die Rolle „Fachbereich“ zur Verfügung. Nach dem Wechsel in diese Rolle können Sie alle Personen Ihrer Einrichtung bearbeiten, sowie die Aktualisierung der Stammdaten Ihrer Einrichtung vornehmen.
Bearbeiten der Stammdaten Ihrer Einrichtung
Rufen Sie im Studienportal Ihre Einrichtung auf, indem Sie sie unter Einrichtungen → Hochschulstruktur dorthin navigieren oder sie über die Einrichtungssuche mittels Namensbestandteilen ausfindig machen. Betätigen Sie den 
-Button zur Bearbeitung.
Hier können Sie Stammdaten der Einrichtung und Adresse bearbeiten.
Im Reiter Administratoren werden alle Personen mit der Rolle „Fachbereich“ aufgeführt. Fehlt aus Ihrer Einrichtung ein Fachbereichsadministrator, dann rufen Sie die Person im Studienportal auf und vergeben Sie die Rolle „Fachbereich“ (beachten Sie die Hinweise unten: „Vergabe von Rollen an Personen“).
Neue Personen anlegen
Sie können neue Personen im Studienportal anlegen, indem Sie im Hauptmenü auf Personen klicken und dann den Button „Neue Person“ betätigen. Bitte prüfen Sie zuvor mit Hilfe der Personensuche, ob es diese Person bereits gibt!
Neue Personen werden automatisch der Einrichtung zugeordnet, für die Sie Rechte haben. Sollten Sie Rechte über mehrere Einrichtungen innehaben, wird Ihnen oben rechts im Studienportal die gerade ausgewählte Einrichtung angezeigt.
Lehrende haben eine eigene Informationsseite in diesem Wiki. Sie können neuen Lehrenden folgenden Link geben: https://dokufarm.tu-clausthal.de/studienportal-wiki/doku.php?id=go:03
Bei neu angelegten Personen ist die E-Mailbenachrichtigungsoption auf „Nicht aktiv“ gesetzt. Das bedeutet, dass das Studienportal keine E-Mailbenachrichtigungen versendet. Für die Abwicklung von Raumanfragen ist dies jedoch i.d.R. sinnvoll. Weisen Sie neue Benutzer daher ggf. darauf hin, dass sie diese Eintragung unter Meine Funktionen → Einstellungen für E-Mailbenachrichtigungen selbst vornehmen können.
Ausscheidende Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiter Ihre Einrichtung verlassen, sollten die Personendaten entsprechend aktualisiert werden. Setzen Sie Mitarbeiter, welche die Hochschule verlassen, auf inaktiv und entfernen Sie die RZ-Kennung im Reiter „Login&Rollen“.
Wenn Sie wissen, dass die Person in eine andere Einrichtung wechselt, können Sie einfach im Reiter „Rechte für“ einen ggf. gesetzten Haken entfernen und danach im Reiter „Gehört zu“ ebenfalls den Haken entfernen. In diesem Fall ist das Setzen des Status „inaktiv“ nicht nötig. (Beachten Sie die Reihenfolge, da Sie mit Entfernung des zweiten Hakens die Bearbeitungsrechte für diese Person verlieren!)
Wenn Sie den Studienportal-Support über den Wechsel informieren, können wir dies auch für Sie übernehmen und zugleich die Zuordnungen für die neue Einrichtung setzen.
Vergabe von Rollen an Personen
Personen können sich erfolgreich am Studienportal anmelden, wenn unter „Login&Rollen“ die RZ-Kennung eingetragen und in den Details (
) eine Rolle hinterlegt wurde.
Wenn Sie die Rolle „Fachbereich“ vergeben, müssen Sie nach dem Speichern die Seite erneut laden und anschließend im Reiter „Rechte für“ einen Eintrag für Ihre Einrichtung vornehmen. Die Person erscheint dann in Ihrer Einrichtung in der Liste der „Administratoren“.
Erst beim Loginvorgang wird die Rechtezuweisung für Nutzer vorgenommen. Deshalb müssen Personen sich ggf. ausloggen und neu einloggen, nachdem ihnen eine neue Rolle zugewiesen wurde.
Zugehörigkeit und Funktionen von Personen
Es gibt zwei grundverschiedene Funktionalitäten im Studienportal, die in Ihren Verantwortungsbereich fallen.
1. Zugehörigkeit von Personen
Jede Person, die an Ihrer Einrichtung im Studienportal eingetragen sein soll (z.B. als Lehrende/-r), muss im Studienportal als Person angelegt sein und Ihrer Einrichtung zugeordnet werden. Diese Zuordnung nehmen Sie in der -Maske der Einrichtung im Reiter „Zugehörige Personen“ vor. Die Angabe ist zwingend nötig, damit zum Einen die Personenlisten korrekt und vollständig sind. Zum Anderen ist mit der Zuordnung auch die Vergabe bestimmter Bearbeitungsrechte für die Mitarbeiter der Einrichtung verbunden.
2. Funktionen innerhalb der Einrichtung
(optional) In Ergänzung zur verbindlichen Festlegung der Zugehörigkeit können Sie auch eine Liste von Funktionen pflegen. Sie können damit z.B. Ansprechpartner (Sekretär/-in) kommunizieren, aber auch eine vollständige Liste der Professoren und/oder Gastdozenten bereitstellen.
Diese Liste dient fast ausschließlich der Information für Besucher des Studienportal (Ausnahme siehe unten).
Die Anzahl der zur Verfügung stehenden Funktionen ist sehr lang („Wiss. Mitarbeiter“, „Studienfachberater/-in“, „Technische-/r Angestellte/-r“, „Auszubildende/-r“, …). Entscheiden Sie daher für Ihren Bereich, welche Funktionen Sie hier hinterlegen möchten.
Dauerhaft veraltete Information ist schlechter als der vollständige Verzicht auf Funktionsinformationen. Wenn sie die Funktionsliste nicht regelmäßig aktualisieren (z.B. weil diese Angaben auf Ihrer Einrichtungswebseite bereits gepflegt wird), dann sollten Sie ggf. entscheiden, die Liste leer zu halten.
Ausnahme: Für Studienkommissionen ist eine Angabe zwingend nötig: Die Angabe der Funktion „Studiendekan/-in“ muss für alle Studienkommissionen sichergestellt sein, damit bei der Erzeugung von Urkunden und Zeugnissen die korrekte Unterschriftszeile ermittelt werden kann!
Wo finden Sie weitere Informationen?
Bitte nehmen Sie auch unsere Hinweise zur grundlegenden Benutzung, die bekannten technischen Einschränkungen des Studienportals und unsere Tipps&Tricks zur Kenntnis.
Falls Sie Fragen zur Anwendung haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich gern an studienportal@tu-clausthal.de wenden.
Möchten Sie über aktuelle Entwicklungen informiert werden und über geplante Änderungen mitdiskutieren, können Sie sich bei unserem Verteiler Studienportal-Updates anmelden (es genügt hierfür eine leere E-Mail an studienportal-update-join@tu-clausthal.de).
