Versionsverfolgung für Prozess 8.1 (QM-Handbuch) bzw. VO1 und die dazugehörigen Leitfäden für Prozesse des Studienportals

• Es wurde eine neue Tätigkeit 1.6:4 „Studiengangdaten abgleichen“ als letzte Tätigkeit im Prozess hinzugefügt. Hier erfolgt ein Abgleich der Studiengangseintragungen mit denen im Prüfungssystem. Für die Zusammenstellung der Ablaufbeschreibung wurden Teile aus Tätigkeit 1.5:3 „Qualität des vollständigen Vorlesungsverzeichnisses prüfen“ (neue Nummerierung, siehe redaktionelle Änderungen) hinübergezogen.

• Die Tätigkeiten des Studiengangverantwortlichen wurden in der Anzahl reduziert, um die Komplexität des Prozesses etwas herabzusetzen. Inhaltliche Änderungen gehen damit nicht einher. Die folgenden Tätigkeiten folgten direkt aufeinander und wurden zusammengefasst:
  • Tätigkeit VO 1.3:2 „Vorlesungsverzeichnis auf vollständiges Lehrangebot prüfen“ wurde mit Tätigkeit VO 1.3:3 „Über fertiggestelltes Lehrangebot informieren“ zusammengeführt.
  • Tätigkeit VO 1.5:2 „Vorlesungsverzeichnis auf überschneidungsfreies Lehrangebot prüfen“ wurde mit Tätigkeit VO 1.5:3 „Über Aktualisierung der Organisationsdaten informieren“ zusammengeführt.
• Die Nummerierung aller nachfolgenden Tätigkeiten wurde entsprechend angepasst.

• Die Rolle „Dozent“ wurde im Studienportal umbenannt in „Lehrende/-r“. Bisher waren beide Bezeichnungen an verschiedenen Stellen anzutreffen.
• Die nachfolgenden Änderungen betreffen nur die Rolle „Vorlesungsverzeichnis-Administrator“:
  • Tätigkeit VO 1.1:1 enthält nun den Arbeitsschritt, dass die Buchungszeiträume hier im Wiki aktuell gehalten werden sollen.
  • In Tätigkeit VO 1.1:2 wird der Stud.IP-Administrator nun über die vorgenommene Semesterkopie informiert.
  • Im Rahmen von Tätigkeit VO 1.5:4 wird nun im Studienzentrum erfragt, ob Studiengänge inaktiv gesetzt werden sollen.
  • Tätigkeit VO 1.6:1 zeitlich nach vorne verlagert und in Tätigkeit VO 1.3:1 integiert: der Stud.IP-Administrator wird damit frühzeitig über die anstehende Veröffentlichung des Vorlesungsverzeichnisses und den nächsten Termin der Semesterkopie informiert.

• Integration des Prozesshandbuchs mit dem nun veröffentlichten QM-Handbuch für die Bereiche Studium und Lehre. Die Prozessbeschreibung wird weitgehend dorthin ausgelagert, im Wiki des Studienportals verbleiben lediglich die Leitfäden, die zu verschiedenen Prozessschritten bereitgestellt wurden. Siehe auch die Einleitungsseite zu den Prozessen des Studienportals.
• Durch die Entfernung von VO 1.6:1 (siehe oben) verschiebt sich die Nummerierung der folgenden Teilprozesse:
  • VO 1.6:2 „Vorlesungsverzeichnis aus Studienportal in Stud.IP übertragen“ → VO 1.6.1
  • VO 1.6:3 „Veranstaltungen sichtbar schalten und kontinuierliche Datensynchronisation gewährleisten“ → VO 1.6.2
  • VO 1.6:4 „Aktuelles Semester einstellen“ → VO 1.6.3

• Umbenennung von Teilprozessen (zur einheitlichen Bezeichnung im Aktiv):
  • Festlegung Lehrangebot –> Lehrangebot festlegen
  • Semesterplanung –> Semester planen
  • Fertigstellung Vorlesungsverzeichnis –> Vorlesungsverzeichnis fertigstellen
• In Tätigkeit VO 1.1:5 war angegeben, dass die Institutsleitungen angeschrieben werden sollen. Dies ist allerdings in VO 1.1:1 bereits enthalten.
• Die Tätigkeit VO 1.2:2 (Lehrangebot bearbeiten) endete bisher am 30 Juni bzw. am 15. Januar. Diese Frist wurde auf die 2. Fakultätsratssitzung verschoben.
• Die E-Mail-Benachrichtigung an die Veranstaltungskoordinatoren wurde von Schritt VO 1.3:5 (Geplantes Lehrangebot veröffentlichen) zu Schritt VO 1.4:1 (Beginn der Planung des Semesters bekannt geben) verschoben.
• Die zeitliche Parallelität von VO 1.3 und VO 1.4 wurde entfernt.
• Der Abschluss der Tätigkeit VO 1.5:3 sowie der Beginn der Tätigkeit VO 1.5:4 wurde vom 15. September/15. März auf den 30. September/31. März verschoben.
• Die Tätigkeit VO 1.5:5 (Planung des Semesters abschließen) wurde entfernt, da die Information an die Veranstaltungskoordinatoren über den Abschluss der Semesterplanung in der E-Mail aus VO 1.1:1 enthalten ist.
• Nach der Übertragung der Vorlesungen in Stud.IP (VO 1.6:2. Vorlesungsverzeichnis aus Studienportal in Stud.IP übertragen) haben die Lehrenden Zeit, um die Veranstaltungen anzupassen und zu ergänzen. Diese Frist wurde von zwei Wochen auf vier Wochen verlängert.

• Darstellung des Prozessablaufs in einer neuen, vereinfachten Abbildung
• Konkretisierung in VO 1.3:5: nicht eingeloggte Benutzer können ab diesem Zeitpunkt das Vorlesungsverzeichnis einsehen.
• In Tätigkeit VO 1.5:4 im Ablauftext den Hinweis ergänzt, dass Studiendekane eine Meldung über die eingegangenen Rückmeldungen erhalten. Bisher war das nur in den Tätigekeiten beschrieben.
• Farbverläufe aus Abbildungen in den Leitfäden entfernt, da der interne PDF-Viewer von Firefox diese nicht korrekt darstellt.

• Vorbereitung einer Veranstaltungsplanung für das Folgesemester (ehemals Teil von VO 1.2:2) wurde aus dem Prozess bis auf Weiteres herausgenommen (Entscheidung Lenkungsausschuss StudierenPlus vom 24.11.2015). Betroffen sind die Prozessbeschreibung von VO 1.2:2, VO 1.2:3 und das Überblicksbild für Prozess VO 1 („Planung für Folgesemester“ entfernt).

• Fokus auf „Lehrorganisation“ aus dem Titel des Dokuments genommen, um auch andere Prozesse aufnehmen zu können. In diesem Zusammenhang gab es auch Änderungen in der Einleitung, die einen ausschließlichen Fokus auf die Lehrorganisation hatte.
• Neuer Prozess zur Studienorganisation „SO 1: RZ-Accounts für Studierende bereitstellen“ aufgenommen:
  • Neue Akteure (kein Bezug zu Prozess VO 1):
    • Bewerber
    • Internationales Zentrum
    • RZ-Helpdesk
  • Neues System (kein Bezug zu Prozess VO 1):
    • Arbeitsplatz
• Redaktionelle Änderungen:
  • VO 1.2:3 Korrektur eines Rechtschreibfehlers.
  • VO 1.4:3 Präzisierung im letzten Satz des ersten Absatzes: „Planung“ wird ersetzt durch „Eintragung“.

Version 1.02 entfällt, um Versionsnummer mit Rollenhandbuch gleichzuziehen.

• Abbildung 2.1: Prozess „Vorlesungsverzeichnis erstellen“ korrigiert.
• Leitfäden zum Prozesshandbuch wurden veröffentlicht.
• Redaktionelle Änderungen:
  • Links nicht länger lila oder blau sondern TU-Grün und durch » markiert.
  • Sprungmarken ergänzt, die eine direkte Verlinkung auf einzelne Kapitel ermöglicht.
  • Datumsformat auf der Titelseite geändert in „Tag. Monat Jahr“.
  • Schriftart auf „Stone“ geändert.

Erste abgestimmte und veröffentlichte Version.