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--- erste_schritte_im_studienportal:erstkontakt_dokumente:erklaerung_fuer_fachbereichsadministratoren_bei_erstkontakt [2017/04/24 11:31] – Hinweis zur E-Mailbenachrichtigung tte
+++ erste_schritte_im_studienportal:erstkontakt_dokumente:erklaerung_fuer_fachbereichsadministratoren_bei_erstkontakt [2024/05/14 10:17] (aktuell) – Anpassung des Textes damit "Personen anlegen" nicht mehr auftaucht abr18
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 ====== Erste Schritte - Anwendungshinweise für Fachbereichsadministratoren ======
-Als Inhaber der Rolle "Fachbereich" können Sie die Administration einer Einrichtung vornehmen. Einrichtungen im Studienportal sind an der TU Clausthal Institute, Studienkommissionen und zentrale Hochschuleinrichtungen. Ihre Aufgaben umfassen die Verwaltung und Pflege von Personendaten und Stammdaten (Adresse, etc.) der Einrichtung. Sie können neue Personen im Studienportal anlegen und ausgeschiedene Mitarbeiter auf "inaktiv" stellen.
+Als [[erste_schritte_im_studienportal:rollen_im_studienportal#fachbereichsadministrator|Fachbereichsadministrator/-in]] können Sie die Administration einer Einrichtung vornehmen. Einrichtungen im Studienportal sind an der TU Clausthal Institute, Studienkommissionen und zentrale Hochschuleinrichtungen. Ihre Aufgaben umfassen die Verwaltung und Pflege von Personendaten und Stammdaten (Adresse, etc.) der Einrichtung. Sie können Personendaten im Studienportal bearbeiten und ausgeschiedene Mitarbeiter auf "inaktiv" stellen.
-<note tip>Eintragungen des Vorlesungsverzeichnisses obliegen den [[erste_schritte_im_studienportal:rollen_im_studienportal#veranstaltungskoordinator|Veranstaltungskoordinatoren]]. Wenn Sie diese Aufgabe an Ihrer Einrichtung ebenfalls wahrnehmen, müssen Sie ggf. die Rolle wechseln.</note>
+<note tip>Eintragungen des Vorlesungsverzeichnisses obliegen den [[erste_schritte_im_studienportal:rollen_im_studienportal#veranstaltungskoordinator|Veranstaltungskoordinatoren]] und [[erste_schritte_im_studienportal:rollen_im_studienportal#lehrender|Lehrenden]]. Wenn Sie diese Aufgabe an Ihrer Einrichtung ebenfalls wahrnehmen, müssen Sie ggf. die Rolle wechseln.</note>
 <note>**Wie können Sie arbeiten?**
-Ihnen steht im Studienportal die Rolle „Fachbereich“ zur Verfügung. Nach dem Wechsel in diese Rolle können Sie //alle Personen// Ihrer Einrichtung bearbeiten, sowie die Aktualisierung der Stammdaten Ihrer Einrichtung vornehmen.
+Ihnen steht im Studienportal die Rolle „Fachbereichsadministrator/-in“ zur Verfügung. Nach dem Wechsel in diese Rolle können Sie //alle Personen// Ihrer Einrichtung bearbeiten, sowie die Aktualisierung der Stammdaten Ihrer Einrichtung vornehmen.
 </note>
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 Hier können Sie Stammdaten der Einrichtung und Adresse bearbeiten.
-Im Reiter //Administratoren// werden alle Personen mit der Rolle "Fachbereich" aufgeführt. Fehlt aus Ihrer Einrichtung ein Fachbereichsadministrator, dann rufen Sie die Person im Studienportal auf und vergeben Sie die Rolle "Fachbereich" (beachten Sie die Hinweise unten: "Vergabe von Rollen an Personen").
+Im Reiter //Administratoren// werden alle Personen mit der Rolle "Fachbereichsadministrator/-in" aufgeführt. Fehlt aus Ihrer Einrichtung ein Fachbereichsadministrator, dann rufen Sie die Person im Studienportal auf und vergeben Sie die Rolle "Fachbereichsadministrator/-in" (beachten Sie die Hinweise unten: "Vergabe von Rollen an Personen").
 </note>
 <note>**Neue Personen anlegen**
-Sie können neue Personen im Studienportal anlegen, indem Sie im Hauptmenü auf //Personen// klicken und dann den Button **"Neue Person"** betätigen. Bitte prüfen Sie zuvor mit Hilfe der Personensuche, ob es diese Person bereits gibt!
+Wenn Sie eine neue Person anlegen möchten, dann wenden Sie sich bitte via E-Mail an den Studienportal-Support unter: studienportal@tu-clausthal.de
+Folgende Informationen müssen für die Anlage von Personen genannt werden:
-Neue Personen werden automatisch der Einrichtung zugeordnet, für die Sie Rechte haben. Sollten Sie Rechte über mehrere Einrichtungen innehaben, wird Ihnen oben rechts im Studienportal die gerade ausgewählte Einrichtung angezeigt.
+  *  Nachname
+  *  Vorname
+  *  Geschlecht
+  *  RZ-Kennung
+  *  Zuordnung zur Einrichtung
+  *  Benötigte Rolle im System
+Nachdem die Person im Studienportal angelegt wurde, können Sie diese bearbeiten und zusätzliche Informationen (wie z.B. Dienstadresse) ergänzen.
+Lehrende haben eine eigene Informationsseite in diesem Wiki. Sie können neuen Lehrenden folgenden Link geben: [[http://studienportal-wiki.tu-c.de/03]]
+<note important>Bei neu angelegten Personen ist die E-Mailbenachrichtigungsoption auf "Nicht aktiv" gesetzt. Das bedeutet, dass das Studienportal keine E-Mailbenachrichtigungen versendet. Für die Abwicklung von Raumanfragen ist dies jedoch i.d.R. sinnvoll. Weisen Sie neue Benutzer daher ggf. darauf hin, dass sie diese Eintragung unter //Meine Funktionen// -> //Einstellungen für E-Mailbenachrichtigungen// selbst vornehmen können.</note>
+Nachdem die Person vom Studienportal-Support angelegt wurde, können weitere Schritte vorgenommen werden, siehe "Vergabe von Rollen an Personen" und "Zugehörigkeit und Funktionen von Personen" weiter unten auf dieser Seite.
-<note important>Bei neu angelegten Personen ist die E-Mailbenachrichtigungsoption auf "Nicht aktiv" gesetzt. Das bedeutet, dass das Studienportal keine E-Mailbenachrichtigungen versendet. Für die Abwicklung von Raumanfragen ist dies jedoch i.d.R. sinnvoll. Weisen Sie neue Benutzer daher ggf. darauf hin, dass sie unter "Meine Funktionen" die "Einstellungen für E-Mailbenachrichtigungen" selbst vornehmen können.</note>
 </note>
 <note>**Ausscheidende Mitarbeiter**
-Wenn Mitarbeiter Ihre Einrichtung verlassen, sollten die Personendaten entsprechend aktualisiert werden. Setzen Sie Mitarbeiter, welche die Hochschule verlassen, auf inaktiv und entfernen Sie die RZ-Kennung im Reiter "Login&Rollen".
+Wenn Mitarbeiter** __Ihre Einrichtung verlassen__**, sollten die Personendaten entsprechend aktualisiert werden.
-Wenn Sie wissen, dass die Person in eine andere Einrichtung wechselt, können Sie einfach im Reiter "Rechte für" einen ggf. gesetzten Haken entfernen und __danach__ im Reiter "Gehört zu" ebenfalls den Haken entfernen. In diesem Fall ist das Setzen des Status "inaktiv" nicht nötig. (Beachten Sie die Reihenfolge, da Sie mit Entfernung des zweiten Hakens die Bearbeitungsrechte für diese Person verlieren!)
+**1.** Wenn Sie wissen, dass die Person in eine andere Einrichtung wechselt, können Sie ggf. im Reiter "Rechte für" einen gesetzten Haken entfernen und danach einfach im Reiter "Gehört zu" ebenfalls den Haken entfernen. (Beachten Sie die Reihenfolge, da Sie mit Entfernung des zweiten Hakens die Bearbeitungsrechte für diese Person verlieren!)
+Wenn Mitarbeiter die **__TU Clausthal verlassen__**, so gibt es mehrere Schritte, die durchlaufen werden müssen.
+**1.** Man beginnt damit, die mit der Rolle verbundene „Angelegenheit“ aufzurufen, d.h. es wird geschaut, welche Rollen die Person zugeteilt bekommen hat. Im Menü auf Personen klicken → die jeweilige Person suchen und aufrufen → unter dem Tab „Login und Rollen“ auf das orangene Feld hinter der Login-Zeile klicken, damit alle Rollen angezeigt werden.
+Hierbei ist zu beachten, dass pro Rolle verschiedene Schritte durchlaufen werden, d.h. sind einer Person mehrere Rollen zugeordnet, müssen für jede Rolle die jeweiligen Schritte durchlaufen werden, bevor mit Schritt 2 weiter gemacht werden kann.
+  * Hatte die Person die __Rolle Lehrende/-r__ wird nur die Rolle gelöscht. Dazu muss ein Haken vor der Rolle gesetzt und auf den Button „löschen“ geklickt werden. Danach muss das Löschen mit dem Button „endgültig Löschen“ bestätigt werden.
+  * Hatte die Person die __Rolle des Veranstaltungskoordinators, Dekanats oder Fachbereichsadministrator__, so wird folgendermaßen vorgegangen: Bei der jeweiligen Person unter dem Tab „Rechte für…“ werden die Haken für das Institut, die Fakultät oder die TU Clausthal entfernt. Speichern nicht vergessen. Danach wird wieder unter Login & Rollen die Rolle aufgerufen, diese ausgewählt und gelöscht.
+  * Hatte die Person die __Rolle des Raumverwalters oder Studiengangverantwortlichen__, melden Sie sich bitte beim Studienportal Support: [[studienportal@tu-clausthal.de|Studienportal-Support]]. Hierbei ist wichtig, dass Sie uns einen Nachfolger für die ausscheidende Person nennen, sofern nicht schon ein Vertreter im Studienportal eingetragen ist. Schritt 2 und 3 werden im Anschluss vom Studienportal-Support übernommen und Sie erhalten eine Rückmeldung, wenn die Person auf inaktiv gesetzt wurde.
+**2.** Sind alle Rollen entfernt, muss noch die E-Mail Adresse der jeweiligen Person gelöscht werden. Unter dem Tab „Dienstadresse“ (evtl. zunächst auf „2“ drücken um weitere Tabs angezeigt zu bekommen), wird die E-Mail Adresse aus der Zeile entfernt und danach auf den Button „Speichern“ geklickt.
+**3.** Zum Abschluss wird nun das Login (RZ-Kürzel) der Person entfernt. Ohne Login kann die betreffende Person sich nicht mehr einloggen. Danach muss die Person noch auf inaktiv gesetzt werden.
+<note warning>Eine Person wird NIE gelöscht, sondern nur inaktiv gesetzt, damit zurückliegende Einträge der Person nicht aus dem Archiv gelöscht werden.
+</note>
+Wenn Sie den [[studienportal@tu-clausthal.de|Studienportal-Support]] über den Wechsel bzw. das Ausscheiden eines Mitarbeiters informieren, können wir dies auch für Sie übernehmen und ggf. zugleich die Zuordnungen für die neue Einrichtung setzen.
-Wenn Sie den [[studienportal@tu-clausthal.de|Studienportal-Support]] über den Wechsel informieren, können wir dies auch für Sie übernehmen und zugleich die Zuordnungen für die neue Einrichtung setzen.
 </note>
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 Personen können sich erfolgreich am Studienportal anmelden, wenn unter **"Login&Rollen"** die RZ-Kennung eingetragen //und// in den Details ({{:dateien:bilder:tuc_more.gif?nolink|Details}}) eine Rolle hinterlegt wurde.
-Wenn Sie die Rolle "Fachbereich" vergeben, müssen Sie nach dem Speichern __die Seite erneut laden__ und anschließend im Reiter "Rechte für" einen Eintrag für Ihre Einrichtung vornehmen. Die Person erscheint dann in Ihrer Einrichtung in der Liste der "Administratoren".
+Wenn Sie die Rolle "Fachbereichsadministrator/-in" vergeben, müssen Sie nach dem Speichern __die Seite erneut laden__ und anschließend im Reiter "Rechte für" einen Eintrag für Ihre Einrichtung vornehmen. Die Person erscheint dann in Ihrer Einrichtung in der Liste der "Administratoren".
+<note important>Erst beim Loginvorgang wird die Rechtezuweisung für Nutzer vorgenommen. Deshalb müssen Personen sich ggf. ausloggen und neu einloggen, nachdem ihnen eine neue Rolle zugewiesen wurde.</note>
 </note>
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 Es gibt zwei grundverschiedene Funktionalitäten im Studienportal, die in Ihren Verantwortungsbereich fallen.
-**1. Zugehörigkeit von Personen***
+**1. Zugehörigkeit von Personen**
+Jede Person, die an Ihrer Einrichtung im Studienportal eingetragen sein soll (z.B. als Lehrende/-r), muss im Studienportal als Person angelegt sein und Ihrer Einrichtung zugeordnet werden. Diese Zuordnung nehmen Sie direkt über die Person zu, d.h. über den Menüpunkt Personen im Studienportal nach der Person suchen, diese über den Bearbeitungstift aufrufen und im Reite "Gehört zu" den Haken bei der jeweiligen Einrichtung setzen, zu der die Person zugeordnet werden soll.
+<note tip>
+Wechselt eine Person TUC-intern die Einrichtung haben Sie keine Rechte für diese Einrichtung, muss eine Person der neuen Einrichtung den Haken bei "Gehört zu" setzen.
+</note>
-Jede Person, die an Ihrer Einrichtung im Studienportal eingetragen sein soll (z.B. als Lehrende/-r), muss im Studienportal als Person angelegt sein und Ihrer Einrichtung zugeordnet werden. Diese Zuordnung nehmen Sie in der {{:dateien:bilder:his_edit.gif?nolink|}}-Maske der Einrichtung im Reiter "Zugehörige Personen" vor. Die Angabe ist zwingend nötig, damit zum Einen die Personenlisten korrekt und vollständig sind. Zum Anderen ist mit der Zuordnung auch die Vergabe bestimmter Bearbeitungsrechte für die Mitarbeiter der Einrichtung verbunden.
+Die Angabe der Zugehörigkeit ist zwingend nötig, damit zum Einen die Personenlisten korrekt und vollständig sind. Zum Anderen ist mit der Zuordnung auch die Vergabe bestimmter Bearbeitungsrechte für die Mitarbeiter der Einrichtung verbunden.
 **2. Funktionen innerhalb der Einrichtung**
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 </note>
+<note>**Verwaltung von Terminen der Einrichtung**
-<note>[[..:tipps_und_tricks|{{ :dateien:bilder:tipps_und_tricks.png?nolink|}}]]**Wo finden Sie weitere Informationen?**
+Wenn Sie für Ihre Einrichtung Räume buchen möchten, können Sie dies als Fachbereichsadministrator/-in tun, indem Sie die entsprechende Eintragung in einer eigenen Sammelveranstaltung Ihrer Einrichtung vornehmen.
-Bitte nehmen Sie auch unsere [[..:grundlegende_nutzung|Hinweise zur grundlegenden Benutzung]], die [[..:technische_einschraenkungen|bekannten technischen Einschränkungen]] des Studienportals und unsere [[..:tipps_und_tricks|Tipps&Tricks]] zur Kenntnis.
+Eine Erklärung hierzu finden Sie im Artikel [[..:vorgehensweise_zur_buchung_von_raeumen|Vorgehensweise zur Buchung von Räumen]] im Kasten "Lehre-unabhängiger Termin nur zum Zweck einer Raumreservierung".
 </note>
-<note tip>Falls Sie Fragen zur Anwendung haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich gern an [[studienportal@tu-clausthal.de]] wenden.</note>
+{{page>erste_schritte_im_studienportal:erstkontakt_dokumente:common_raeume_buchen&nofooter}}
-<note tip>Möchten Sie über aktuelle Entwicklungen informiert werden und über geplante Änderungen mitdiskutieren, können Sie sich bei unserem Verteiler [[https://lists.tu-clausthal.de/cgi-bin/mailman/listinfo/studienportal-updates|Studienportal-Updates]] anmelden (es genügt hierfür eine leere E-Mail an [[studienportal-update-join@tu-clausthal.de|studienportal-update-join@tu-clausthal.de]]).</note>
+{{page>erste_schritte_im_studienportal:erstkontakt_dokumente:common_footer&nofooter}}